Tietosuoja- ja rekisteriseloste

2/2026

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö 

Riikka Ruotsalainen

2. Rekisterin nimi

Toivekuvien tilaajien ja Toivekuvia-työpajan asiakasrekisteri.

3. Rekisterin käsittelyn tarkoitus ja peruste

Kerättäviä henkilötietoja käsitellään tilausten käsittelyyn ja laskutukseen. Toivekuvia-työpajan kehittämiseen, raportointiin ja yhteydenpitoon sekä mahdollisiin Toivekuvia-työpajassa syntyneiden teosten kuvauslupiin. Perusteena henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus tai sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena.

4. Rekisterin tiedot

Mahdollisia rekisteriin tallennettavia tietoja ovat esimerkiksi: nimi, allekirjoitus, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja mahdollinen kuva työpajassa syntyneestä teoksesta. Rekisteriin tallennetaan vain välttämättömät tiedot yhteistyön toteuttamiseksi ja palvelun laadun varmistamiseksi. Rekisteritietojen tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta tai yhteistyökumppanilta henkilökohtaisen tai digitaalisen vuorovaikutuksen yhteydessä: sähköpostitse, puhelimitse, työpajassa ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan. 

5. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on perusteltua yhteistyön ja palvelun toteuttamisen tai lain kannalta. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja rekisteriin tallennettuja tietoja säilytetään teknisesti suojatuissa järjestelmissä. 

Rekisteritiedot poistetaan viimeistään 6 kk jälkeen palvelun toteuttamisesta, poikkeuksena mahdolliset kuvausluvat, sopimukset ja lain edellyttämä aineisto. Kuvauslupia voidaan säilyttää toistaiseksi tai kunnes suostumus peruutetaan. Mahdolliset fyysiset dokumentit säilötään rekisterinpitäjän lukitussa kaapissa niin kauan, kun se on perusteltua tai kunnes sopimus puretaan. 

6. Tietojen luovutukset

Lähtökohtaisesti tietoihin pääsy on vain rekisterinpitäjällä. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, poikkeuksena palvelun toteuttamisen kannalta välttämättömille yhteistyökumppaneille, kuten kirjanpitopalvelulle tai IT-tai verkkopalvelun ylläpitäjille. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa. 

7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolella sijaitsevilla palvelimilla osana käytettyjä IT- ja pilvipalveluja. Tietoja siirrettäessä EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle noudatetaan ajantasaisia EU:n tietosuojalainsäädäntöä ja EU:n komission hyväksymiä suojatoimia.

8. Rekisteröidyn oikeudet ja muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterinpitäjä huolehtii tallennettujen tietojen luottamuksellisesta käsittelystä. Rekisteriin merkityllä jäsenellä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tietonsa tai poistamaan ne. Tarkastuspyyntö tulee tehdä viime kädessä kirjallisesti rekisterinpitäjältä. Rekisterinpitäjän tulee varmistua tarkastuspyynnön tehneen henkilön aitoudesta. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

9. Muutokset rekisteriselosteeseen

Rekisterinpitäjä voi tarpeen mukaan muuttaa tai päivittää rekisteri- ja tietosuojaselostetta. Vain olennaisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille suullisesti tai sähköpostilla. Päivitetty tietosuoja- ja reksieriseloste julkaistaan verkkosivuilla.

10. Evästeet

Verkkosivustolla käytetään evästeitä. Evästeet löytyvät sivun alaosasta evästeet linkistä. Evästeitä käytetään lähtökohtaisesti sivuston toimivuuden varmistamiseksi sekä kävijätilastojen seuraamiseksi.

Päivitetty 22.3.2026